・転職サイトに登録してはじめて企業にメールを返信する方
・企業の方にはじめてメールをする方
そんな方におすすめの記事になっています。
私はデジタル広告業界に在籍している15年半で300名以上の採用面接を経験。
メールマナーの研修等も実施しています。
今回はその視点でできるだけわかりやすく解説できればと思います。
面接日時のメール返信文面について
リクナビ、マイナビエージェント等の転職サイトにて企業に応募し書類選考が通過すると、応募した会社から、
「面接の日程を調整したいと思いますので、ご来社可能な日時の候補をいただけますでしょうか？」
というメールが来ます。
このメールへのいい返信例は以下になります。
【いい返信例】
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●●株式会社 山田様
ご連絡ありがとうございます。
先日、御社の○○職にご応募させていただきました（名前）です。
この度は1次面接のご連絡を頂きましてありがとうございます。
下記にて候補日時を送らせていただきます。
2月18日（月）13時～18時
2月20日（金）19時以降
直近、候補日時が少なく申し訳ありません。
上記日程にてご都合つかない場合は、改めて候補を送らせていただきます。
よろしくお願いします。
（名前）
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書類通過後の面接日程メールへの返信で大事なポイントは以下の3つです。
1.候補日時をわかりやすく記載する
2.1次面接通過連絡への感謝
3.候補日時が少ないことへの配慮
上記3点は必須の項目として覚えておきましょう。
それぞれでダメな返信例とともに注意すべき点を解説していきます。
候補日時を書く上での注意点
以下のような書き方は紛らわしいのでやめましょう。
【ダメな返信例】
・2月18日（月）13時～
→13時からしかダメなのか、13時以降も面接可能なのかがわかりにくい。
・2月18日（月）13時～OK
→13時からしかダメなのか、13時以降も面接可能なのかがわかりにくい。
・2月18日（月）午後
→時間を記載しましょう。午後も人によって12:00～午後の人もいれば13:00～午後の人もいます。
・2月18日（月）8時～OK
→朝8時なのか夜8時なのかがわからない。午後8時、20時と表記しましょう。
・2月18日（月）15時～17時NG
→NGな時間を書くと、OKな時間をこちらで探す手間が発生します。
こちらの場合ですと、朝は何時からOKで、夜は何時までならOKかがわかりにくいです。
必ず面接可能なOKな時間を記載しましょう。
時間表記の仕方1つで相手に配慮できる方かどうかという点も見られます。
わかりにくい表記をしているとビジネススキルが低いという印象をもたれてしまう可能性もあるので、常に読み手の立場になってわかりやすい、理解しやすい内容になっているかは見直しましょう。
1次面接通過への感謝を伝えるうえでの注意点
【ダメな返信例】
1次面接通過への感謝の文章がない。
これは言うまでもないのですが、以下のような文章になります。
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●●株式会社 山田様
ご連絡ありがとうございます。
先日、御社の○○職にご応募させていただきました（名前）です。
下記にて候補日時を送らせていただきます。
2月18日（月）13時～18時
2月20日（金）19時以降
直近、候補日時が少なく申し訳ありません。
上記日程にてご都合つかない場合は、改めて候補を送らせていただきます。
よろしくお願いします。
（名前）
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→ものすごく事務的な文章になり、やや威圧的な印象も受けます。
必ず1次通過の感謝の文章はいれましょう。
また、1次面接通過への感謝の文章の位置は必ず自分を名乗った後にしましょう。
最後にいれると少し違和感が出ます。以下のような文章になります。
——————————————————
●●株式会社 山田様
ご連絡ありがとうございます。
先日、御社の○○職にご応募させていただきました（名前）です。
下記にて候補日時を送らせていただきます。
2月18日（月）13時～18時
2月20日（金）19時以降
直近、候補日時が少なく申し訳ありません。
上記日程にてご都合つかない場合は、改めて候補を送らせていただきます。
この度は1次面接のご連絡を頂きましてありがとうございます。
よろしくお願いします。
（名前）
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→変ですよね・・そこで言う？という感じに伝わりますし、何かついで感が出てしまいます。
文章の各位置も重要なので、気をつけましょう。
候補日時が少ないことへの配慮を伝える上での注意点
【ダメな返信例】
直近、都合つかない場合は～という配慮ある文章をいれない。
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2月18日（月）13時～18時
2月20日（金）19時以降
候補日時が少なく申し訳ありません。
よろしくお願いします。
（名前）
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→候補が少ない点を謝罪していますが、この日程しか無理ですといった一方的な印象を受けます。
受け取った側からするとこの候補で決めないとこの方はダメなのかな・・と思ってしまいます。
面接日程の返信メールはそのまま1次面接の心象につながっていきますので、十分配慮し相手に立場に立って丁寧な文章で返信することを心がけましょう。
面接日程メールの返信はビジネスの場における日程調整メールでも同様に活用可能ですので参考にしてみてください。
